الموارد البشرية
استبيان تحديد الاحتياجات التدريبية
اسأل قبل أن تحجز المدرّب: ما الذي لا يستطيعه الناس بعد، وما الذي منعهم من الحضور في المرة الماضية.
لماذا يُرسَل هذا الاستبيان
«حجزتُ الدورة التي قال الجميع إنهم يريدونها، عشرين مقعدًا، فحضر أحد عشر شخصًا. قال التقييم إنها كانت ممتازة. وبعد سنة لم يتغير شيء في طريقة عمل أحد.»
تُنفَق أغلب ميزانيات التدريب على أسهل ما يمكن شراؤه، ثم تُقاس بورقة رضا تُعبَّأ والقهوة ما زالت على الطاولة. أما الاستبيان الذي يستحق أن يُرسل فيسبق ذلك بستة أسابيع، ويسأل عن أمرين لا تقدر ورقة التقييم على سؤالهما: ما الذي لا يستطيعه الناس بعد، وما الذي جعلهم يفوّتون الجلسة الماضية.
ما الذي يحتويه
- ما مدى ثقتك في أداء كل مما يلي اليوم؟ (جدول تقييم)
- أي المواضيع ستفيدك أكثر في الأشهر الستة القادمة؟ (اختيار متعدد)
- مهارة لم نذكرها (إجابة قصيرة)
- كيف تفضّل أن تتعلّم؟ (إجابة واحدة)
- كم من الوقت تستطيع تخصيصه فعليًّا؟ (إجابة واحدة)
- ما الذي منعك من الحضور في المرة الماضية؟ (اختيار متعدد)
- ما الذي تودّ أن تكون قادرًا عليه بعد سنة؟ (إجابة طويلة)
نحو ٤ دقائق للإجابة
استبيان تحديد الاحتياجات التدريبية
نحو ٤ دقائق
كيف تكتب هذا الاستبيان
أجرِه قبل الميزانية لا بعد الدورة
تقيس أغلب المنشآت التدريب من الطرف الخطأ. فورقة التقييم تدور والقاعة ما زالت دافئة لتسأل إن كان المدرّب جيدًا — وهو سؤال عن اليومين الماضيين لا عن السنتين القادمتين. أما الاستبيان الذي يحرّك ميزانية فيُرسل قبل الحجز بستة إلى ثمانية أسابيع، بينما ما زال هناك قرار يُتّخذ.
وهو يغيّر أيضًا صاحب الخطة. فقائمة دورات اختيرت في الأعلى تصل كتعليمات؛ أما قائمة جُمعت مما قاله الناس إنهم لا يستطيعونه بعد فتصل كردّ. والثانية تملأ مقاعدها، والحضور هو أول رقم سيسألك عنه من يمسك بالميزانية.
اسأل عمّا يستطيعه الناس لا عمّا يريدونه
الرغبات رخيصة، ولدى الجميع الثلاث نفسها. أما السؤال المفيد فهو تقييم ذاتي للثقة، مهمةً مهمة، لأنه ينتج فجوة يمكن ترتيبها. فعشرون موظفًا ثقتهم ضعيفة في إدارة اجتماع ينتهي بقرارات هم دورة تدريبية؛ وموظفان يودّان تدريبًا في القيادة هما محادثة.
واكتب كل صف كمهمة لا كاسم مهارة. فكلمة «التواصل» لا تعني شيئًا، والجميع يمنحون أنفسهم فيها درجة عالية؛ أما «كتابة تقرير يمكن التصرف بناءً عليه» فشيء إما أن الموظف فعله الشهر الماضي أو لم يفعله. وأضف عمود «ليس من مهام عملي» كي لا يُضطر أحد إلى تقييم عمل لا يؤديه — وأبقِ الصفوف كما هي حرفيًّا في العام القادم، فالجدول نفسه مطروحًا مرة أخرى هو الدليل الوحيد الذي ستملكه على أن التدريب نجح.
دع الناس يختارون، لكن حُدّ القائمة
قائمة اختيار متعدد من ثمانية إلى عشرة مواضيع، كلٌّ منها مكتوب كنتيجة لا كعنوان دورة، تعطيك ترتيبًا في سؤال واحد. أطول من عشرة فيؤشّر الناس على كل ما يبدو مجانيًّا، وأقصر من ثمانية فتكون القائمة خطتك أنت لا إجابتهم. واترك تحتها صندوق كتابة قصيرًا واحدًا للمهارة التي لم تخطر لك — ففي ذلك الصندوق يسكن الطلب المحدد غير المتوقع، وهو غالبًا أرخص ما في الخطة كلها تنفيذًا.
والأولوية ليست الموضوع الأكثر طلبًا، بل الموضوع الذي تتقاطع فيه رغبة قوية مع ثقة ضعيفة. فما يطلبه كثيرون وهم بارعون فيه أصلًا يوم ترفيهي. وما طلبه قليلون ولا يكاد أحد يثق بقدرته عليه هو الخطر القابع داخل عملياتك — ويتبيّن غالبًا أنه الأنظمة التي يمسّها الجميع كل يوم.
الشكل والتوقيت يقرران من يحضر فعلًا
سؤالان عن الشكل — كيف تفضّل أن تتعلّم، وكم من الوقت تستطيع تخصيصه فعليًّا — يوفّران مالًا أكثر مما يوفّره سؤال الموضوع. فاليوم الكامل غير قابل للحجز لمن يعمل بالمناوبة أو خلف كاونتر، بينما نصفا يومين أو جلسة أسبوعية قصيرة لمدة شهر يملآن الساعات نفسها دون إفراغ قسم بأكمله. اسأل بدل أن تفترض: الإجابة تختلف تمامًا بين المكتب وموقع العمل.
ثم اطرح السؤال الذي تغفله أغلب استبيانات تحديد الاحتياج: ما الذي منعك من الحضور في المرة الماضية؟ فالإجابات نادرًا ما تتعلق بالاهتمام. إنها تتعلق بإشعار وصل متأخرًا، أو تعارض مع مناوبة، أو مدير لم يستطع الاستغناء عن أحد ذلك الأسبوع، أو دعوة لم تصل أصلًا. وكل واحدة من هذه تُعالَج بالجدولة لا بشراء دورة أفضل.
قل ما اخترته وما استبعدته
انشر القائمة المختصرة خلال شهر، ومعها التواريخ، وسمِّ ما لم يدخلها ولماذا — الميزانية، أو عدد المسجّلين، أو خطة لتقديمه في العام القادم بدل ذلك. فاستبيان تحديد الاحتياجات الذي يختفي يعلّم الناس أن الإجابة عنه كانت اختيارية، ونسبة الاستجابة في العام التالي هي إيصال ذلك الدرس.
ووجّه سؤال الإشراف في مسار مستقل ما دمت تسأل. فكون الموظف يدير آخرين، أو على وشك ذلك، يشطر الخطة كلها إلى نصفين — إذ يحتاج الموضوع الواحد إلى جلسة مختلفة لكل مجموعة — ويكلّفك قائمة منسدلة واحدة في النهاية بدل استبيان ثانٍ.