الفعاليات
استبيان دعوة لتقديم أوراق العمل
اجمع مقترحات تستطيع اللجنة أن تقارنها جنباً إلى جنب — العنوان والملخّص والحصيلة والصيغة والمسار واللغة والمدة.
لماذا يُرسَل هذا الاستبيان
«وصل أربعون مقترحاً كمرفقات بريد، لا يتشابه اثنان منها في الشكل. أمضى ثلاثة منّا أمسية كاملة في قراءة ملفات لنعرف فقط كم دقيقة تستغرق كل جلسة.»
دعوة تقديم أوراق العمل عملية مقارنة، والمقارنة تحتاج إلى الحقول نفسها بالترتيب نفسه للجميع. ضع الأسئلة المغلقة — الصيغة والمسار واللغة والمدة — بجانب الإجابتين المكتوبتين اللتين تتناقش فيهما اللجنة فعلاً، فيصير اجتماع الفرز ساعةً بدل أمسية.
ما الذي يحتويه
- الاسم والبريد الإلكتروني وجهة العمل
- نبذة مختصرة للبرنامج، نحو ٨٠ كلمة
- رابط لظهور سابق — فيديو أو شرائح أو مقال
- عنوان الجلسة وملخّصها
- ماذا سيستطيع الحضور فعله بعد الجلسة؟
- الصيغة والمسار ولغة التقديم والمدة
- الشرائح أو مخطط الجلسة إن وُجدت
نحو ٧ دقائق للإجابة
استبيان دعوة لتقديم أوراق العمل
نحو ٧ دقائق
كيف تكتب هذا الاستبيان
اطلب ما تحتاجه المراجعة، ولا شيء غيره
اكتب معايير التقييم أولاً، ثم ابنِ الأسئلة انطلاقاً منها إلى الخلف. فإن كانت اللجنة تقيّم صلة الموضوع ووضوحه وسجلّ المتحدث، فالصفحة تحتاج إلى ملخّص وحصيلة ورابط واحد لظهور سابق، ولا تحتاج إلى ورقة بحثية كاملة ولا صورة بمقاس محدد ولا قائمة بكل مؤتمر حضره المتحدث في حياته.
واقسم الصفحة إلى قسمين — عنك، ثم عن الجلسة — لأنهما فعلا تفكير مختلفان، والمتحدث الجيد كثيراً ما يعيد كتابة الثاني مرتين. ومن يُطلب منه نبذة عن نفسه وهو في منتصف وصف ورشته يفقد الخيط، فيعود إليك ملخّص أقصر مما تستحقه الفكرة.
سؤال الحصيلة هو ما يفرز المقترحات الجيدة
اسأل سؤال الملخّص — ماذا ستتناول؟ — ثم اسأل سؤالاً ثانياً تغفله أغلب الدعوات: ماذا سيستطيع الحضور فعله بعد الجلسة؟ الأول وصف لموضوع ويكتبه الجميع تقريباً بإتقان. أما الثاني فيُلزم مقدّم المقترح بتخيّل شخص يغادر القاعة، ومن لا يستطيع الإجابة عنه يملك في الغالب موضوعاً لا جلسة.
وحدّد طول كل إجابة بالكلمات لا بالحروف، والتزم بما حدّدته: عبارة «نحو ٨٠ كلمة» تُقرأ تعليمةً، بينما الصندوق الخالي من أي إرشاد ينتج مقترحاً من ثلاثين كلمة وآخر من تسعمئة، فتنتهي اللجنة إلى مقارنة الجهد بدل مقارنة الأفكار.
الصيغة والمسار والمدة تُطرح كقوائم مغلقة
كل ما سيُرتَّب به البرنامج لاحقاً ينبغي أن يكون اختياراً لا جملة. فالصيغة والمسار والمدة واللغة تفرز الكومة في ثوانٍ، وتُظهر لك قبل بدء الاجتماع أن لديك إحدى عشرة محاضرة وبلا ورش، أو أن مساراً كاملاً فارغ. أما النص الحر في هذه الحقول الأربعة فيعني أن أحدهم سيعيد كتابة أربعين إجابة في جدول بيده.
وأضف مخرجاً صادقاً: «غير متأكد — للجنة أن تختار». فمقدّمو المقترحات يخمّنون أسماء مساراتكم الداخلية ويخطئون التخمين، والمقترح المصنَّف خطأً أسوأ من غير المصنَّف. واعرض المدد التي تستطيع جدولتها فعلاً — فإن لم تكن هناك فترات من تسعين دقيقة هذا العام فلا تدرجها ثم تخذل الورشة التي أعجبتك أكثر من غيرها.
اسأل عن اللغة قبل أن تبني البرنامج
لغة التقديم حقيقة جدولة لا تفصيلاً جانبياً: فهي تحدد أي الجلسات تتقاسم قاعة واحدة، وهل تحتاج إلى ترجمة فورية، وكيف يقرأ نصفا الجمهور البرنامج المطبوع. اطرحها سؤالاً مغلقاً مع خيار ثالث لمن يقدّم باللغتين بلا حرج، فهؤلاء هم من ينقذون الجدول الزمني.
وإن كان مسموحاً أن تكون الشرائح بلغة والحديث بأخرى فقل ذلك في نص الدعوة بدل أن يخترع كل متحدث قاعدته. والتصريح بهذا مبكراً يخبر مقدّم المقترح أن الفعالية ثنائية اللغة فعلاً، وهذه في الغالب هي الجملة التي تقرّر إن كان متحدث جيد سيكلّف نفسه عناء الكتابة أصلاً.
أعلن التواريخ، وردّ على الجميع
ضع ثلاثة تواريخ في الصفحة قبل أن تفتحها: موعد إغلاق الاستقبال، وموعد إرسال القرارات، وموعد الفعالية. فأنت تطلب من مقدّم المقترح أن يحجز يوماً في تقويمه، والدعوة التي لا تقول متى تقرّر هي الدعوة التي يتجاوزها المتحدثون أصحاب الخبرة. وتوقّع وصول أغلب المقترحات في اليومين الأخيرين، وأرسل تذكيراً واحداً قبل الإغلاق بأسبوع.
ثم ردّ على كل مقترح، بما فيها ما اعتذرت عنه، في اليوم الذي وعدت به. جملتان تكفيان، والمتحدث الذي يُعتذر منه بلطف وفي موعده هو الذي يتقدّم مرة أخرى العام المقبل. واحتفظ بالمقترحات القوية التي لم تجد لها مكاناً، فهي قائمة الفرز للفعالية القادمة، وهي مكتوبة سلفاً.