الفعاليات
استبيان تسجيل المتطوعين
اسأل عن أوقات التفرّغ بشكل جدول المناوبات، ثم عن الإجابتين اللتين تقرّران إمكانية إسناد مناوبة لأحد.
لماذا يُرسَل هذا الاستبيان
«قال مئتا شخص نعم. وفي صباح اليوم نفسه حضر تسعة، ولم أكن أعرف من يستطيع حمل صندوق، ولا من يجيد الإسعافات الأولية، ولا بمن أتصل حين أُغمي على أحدهم تحت الشمس.»
قائمة التسجيل ليست جدول مناوبات. والمسافة بينهما ثلاثة أسئلة: متفرّغ متى بالضبط، وليفعل ماذا بالضبط، وبمن نتصل إن حدث طارئ. اسألها عند التسجيل ليقضي المنسّق الأسبوع السابق للفعالية في توزيع الناس بدل مطاردتهم.
ما الذي يحتويه
- الاسم والهاتف، وبريد إلكتروني إن كان لديهم
- متى تكون متفرّغاً — الأيام والمناوبات (اختيار متعدد)
- بماذا تودّ المساعدة (اختيار متعدد)
- اللغات التي تستطيع مساعدة الزوّار بها
- أين تطوّعت من قبل (إجابة طويلة)
- بمن نتصل عند الطوارئ، ورقمه
- ميثاق السلوك مقروءاً وموافَقاً عليه (إلزامي)
نحو ٥ دقائق للإجابة
استبيان تسجيل المتطوعين
نحو ٥ دقائق
كيف تكتب هذا الاستبيان
اسأل عن التفرّغ بشكل جدول المناوبات
المتطوّعون لا يملكون «وقت فراغ» بل نوافذ محدّدة. سؤال «هل أنت متفرّغ يوم السبت؟» يحصل على نعم ممن يستطيع منحك تسعين دقيقة في الثامنة صباحاً، وعلى نعم ممن هو رهن إشارتك من الظهر حتى إطفاء الأضواء، وجدول المناوبات لا يفرّق بين الاثنين. اعرض الفترات نفسها التي يُبنى منها جدولك — صباح أيام العمل، ومساء العطلة، ويوم التجهيز — ودع كل شخص يؤشّر على ما ينطبق عليه.
وضَع التجهيز والترتيب في القائمة وإن لم يتطوّع لهما أحد بالاسم. فهما المناوبتان اللتان تبقيان شاغرتين، وهما اللتان تقرّران هل تبدأ الفعالية في وقتها؛ ومن أشّر على الخانة يوم تسجيله أسهل في الاحتفاظ به بكثير ممّن تتصل به مساء الخميس السابق.
اسأل عمّا سيفعله الشخص لا عمّا هو عليه
«أخبرنا عن مهاراتك» يعطيك فقرات لا يستطيع أحد فرزها، أما قائمة بالأعمال التي تحتاجها فعلاً فتعطيك جدول مناوبات. اكتب الخيارات على هيئة عمل — الاستقبال وتسجيل الحضور، وحمل المعدات، والترجمة، والإسعافات الأولية — لأن المتطوّع يختار كيف يقضي صباحاً من عمره، لا يصف نفسه.
وحيث يحمل الادّعاء واجباً، اطلبه بصيغته: «الإسعافات الأولية (لديّ شهادة)» خانة مختلفة تماماً عن «أحافظ على هدوئي في الأزمات»، والأولى وحدها من يمكن وضع صاحبها بجانب حقيبة الإسعاف. واجعل اللغات سؤالاً مستقلاً — فمن يتحدّث ثلاثاً منها نافع عند المدخل مهما كان ما يجيده غير ذلك، واللغة المدفونة داخل قائمة المهام لغة لن تعثر عليها في الثامنة صباحاً.
الحقلان اللذان لا يصحّ أن يكونا اختياريين
جهة الاتصال للطوارئ موجودة من أجل يوم تتمنّى ألّا يأتي، ولهذا بالذات تُترك فارغة كلما كانت اختيارية. اجعلها إلزامية، واكتب سطراً واحداً يوضّح سبب السؤال: الحرارة والسلالم والزحام والأيام الطويلة مخاطر عادية في العمل التطوّعي، أما أن يقف المنسّق ممسكاً بهاتفه بلا رقم يتصل به فهو الجزء الذي يمكن تفاديه من عصر سيّئ.
واطلب الاسم والرقم في حقلين لا في حقل واحد. الصندوق الواحد يعود إليك بكلمة «أخي»، والاسم بلا رقم لا يفيدك أكثر من الفراغ. ولا تجمع شيئاً زائداً عن ذلك: جهة الطوارئ ليست فرصة لجمع بيانات أسرة ثانية، وقول ذلك على الصفحة هو ما يجعل الحقل يُملأ بصدق.
ضع ميثاق السلوك في الصفحة لا في مرفق
ميثاق السلوك الذي يعيش في مرفق ميثاق لم يقرأه أحد. ضع الأسطر الأربعة المهمة فوق الخانة التي تطلب الموافقة مباشرةً: احضر أو أخبرنا، والتزم بتعليمات المنسّق في الموقع، واحتفظ لنفسك بما تسمعه، ولا تتحدّث باسمنا علناً. الأسطر الأربعة تُقرأ، أما الصفحة الكاملة فتُحفظ ولا تُقرأ.
واجعل الموافقة سؤالاً إلزامياً بنعم أو لا، لا خانة تصل مؤشّرة سلفاً. فالغاية ليست السجل الذي تحتفظ به، بل نصف الثانية التي يقرأ فيها متطوّع جديد ما هو متوقَّع منه فيقرّر. وإن كان برنامجك يعمل مع الأطفال أو المرضى، فهذا أيضاً موضع القول إن تدقيقاً منفصلاً سيأتي بعد ذلك — قبل المناوبة الأولى لا بعدها.
ما ترسله خلال ساعة
الردّ جزء من الاستبيان. من منحك يوم سبت من أسبوعه ينبغي أن تصله رسالة في اليوم نفسه تكرّر ما اختاره، وتذكر اسم المنسّق، وتقول متى يصل جدول المناوبات. أسبوع من الصمت هو ما يحوّل قائمة المئتين إلى صباح من تسعة أشخاص، وتفادي ذلك يكلّف رسالة تأكيد واحدة.
وأبقِ التسجيل مفتوحاً بعد نشر الجدول بدل إغلاقه: المتطوّعون ينسحبون، والاستبيان الذي ما زال يعمل قائمة بدلاء لم تضطر إلى بنائها. واطلب رقم الهاتف في حقل هاتف حتى تصل الأرقام كلها بصيغة واحدة — فالعمود المرتّب منها هو ما يعمل به المنسّق يوم الفعالية، والرقم المكتوب بالحروف رقم لا يستطيع أحد الاتصال به.